SCM- WAREHOUSE MANAGEMENT

WAREHOUSE MANAGEMENT

Secara ringkas warehouse management (manajemen gudang) diartikan pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara.

Gudang berfungsi sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu terlihat.

Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misalkan biaya gudang ditarget harus di bawah 5% dari total biaya yang dikeluarkan, ini sangat sulit dicapai, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka..

Pengelolaan fungsi gudang yang baik ikut berperan penting dalam kesuksesan perusahaan.Aktivitas pengelolaan gudang yang efektif dan efisien perlu dipahami agar fungsi gudang bisa lebih ditingkatkan. Berikut aktivitas yang dilakukan dalam pengelolaan gudang:

1.     Penerimaan

2.     Penyimpanan

3.     Pengendalian/Perawatan

4.     Pengeluaran / Distribusi

5.     Pelaporan

Hal-hal yang perlu dilakukan pada saat penerimaan material adalah :

1.     Pemeriksaan dokumen (Delivery Order, Surat Jalan, dll)

2.     Barang yang belum diperiksa disimpan di “TRANSIT AREA”

3.     Pemeriksaan Mutu (Incoming Quality Control)

            100 % inspection

                        100% inspection dilakukan untuk :

1.     Supplier baru.

2.     Produk baru.

3.     Inkonsistensi kualitas material.

4.     Ada masalah baru yang timbul.

            Sampling inspection

                        Metode sampling dilakukan bila :

A.    Kualitas material konsisten.

B.     Tidak ada masalah yang serius.

4.     Pemeriksaan quantity barang

5.     Penyelesaian Administrasi

6.     Proses Handling yang benar

Hal-hal yang perlu dilakukan pada saat penyimpanan material :

A.    Penentuan jumlah unit per kelompok

B.     Barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan quantity

C.     tertentu.

D.    Pemberian identitas material

E.     dan tanggal kedatangan.

F.     Penyimpanan pada layoutnya.

G.    Penyimpanan di rak secara

H.    sistematis sesuai pemetaan.

I.       Penyimpanan berdasarkan

J.       prinsip FIFO.

K.     Isi stock card sesuai quantity

L.      material yang masuk

Pengendalian material yang dimaksud adalah melakukan kontrol inventory. Kontrol inventory dilakukan dengan tujuan agar inventory  yang ada :

1.     Diketahui nilainya secara pasti

2.     Diketahui jumlahnya

3.     Terpantau pergerakannya

4.     Terpantau penggunaannya

5.     Cepat terdeteksi jika terjadi abnormality

Perawatan yang perlu dilakukan terhadap material :

1.     Aktivitas housekeeping (5R)

2.     Pemeriksaan kembali untuk material yang telah disimpan dalam kurun waktu tertentu.

3.     Perlakuan khusus untuk kondisi khusus

Sebagai lokasi transit sementara sebelum didistribusikan ke proses berikutnya, gudang berperan penting dalam penyediaan material untuk proses produksi. Untuk itu, sebelum material didistribusikan ke proses yang memerlukannya, perlu dilakukan penyiapan secara fisik material dan secara administrasi agar fungsi gudang sebagai pusat logistik berperan maksimal..

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyiapan dan distribusi material :

1.     Ketepatan jenis dan quantity material yang diprepare terhadap kebutuhan proses atau terhadap permintaan.

2.     Ketepatan waktu distribusi untuk menghindari waktu yang hilang (downtime)

3.     Dokumentasi

Dari setiap transaksi keluar masuknya material dari dan ke gudang material, ada poin poin penting yang harus disajikan dalam bentuk pelaporan. Laporan-laporan tersebut adalah :

1.     Laporan Incoming Material

Mencakup semua transaksi incoming material

2.     Laporan Stock Material

Melaporkan kondisi stock material yang digunakan sebagai pertimbangan untuk menyusun penjadwalan produksi dan data untuk monitoring inventory

3.     Laporan Outgoing Material

Mencakup semua rekord transaksi material yang keluar dari gudang material, baik ke produksi atau ke workstation lainnya.

Dari update ketiga laporan diatas, dapat ditarik laporan turunan yang dipergunakan sesuai keperluan dan tujuan masing-masing pihak terkait.

Khusus bagi material control, ketiga data tersebut diperlukan untuk monitoring status purchase order, ketersediaan material untuk produksi, monitoring penggunaan material, pelaporan ke manajemen dan sebagai dasar penyusunan material requirement planning secara periodik.

LAYOUT

Layout atau tata letak merupakan satu keputusan yang menentukan efisiensi sebuah operasi dalam jangka panjang. Banyak dampak strategis yang terjadi dari hasil keputusan tentang layout, diantaranya kapasitas, proses, fleksibilitas, biaya, kualitas lingkungan kerja, kontak konsumen dan citra perusahaan

Layout yang efektif membantu perusahaan mencapai sebuah strategi yang menunjang strategi bisnis yang telah ditetapkan diantara diferensiasi, biaya rendah maupun respon cepat.

Perencanaan layout menurut James A Moore adalah rencana dari keseluruhan tata letak fasilitas industri yang didalamnya, termasuk bagaimana personelnya ditempatkan, alat-alat operasi gudang, pemindahan material, dan alat pendukung lain sehingga akan tercipta suatu tujuan yang optimum dengan kegiatan yang ada dengan menggunakan fasilitas-fasilitas yang ada dalam perusahaan

Dalam semua kasus yang terjadi, layout seharusnya mempertimbangkan bagaimana cara mencapai:

1.     Pemanfaatan lebih tinggi atas ruang, fasilitas, tenaga kerja dan biaya.

2.     Perbaikan aliran informasi, barang atau tenaga kerja.

3.     Meningkatkan moral kerja dan kondisi keamanan yang lebih baik

4.     Meningkatkan interaksi perusahaan dengan konsumen.

5.     Peningkatan fleksibilitas.

Dari waktu ke waktu, desain layout perlu dipertimbangkan sebagai sesuatu yang dinamis dan mempunyai fleksibilitas.

Prinsip dasar penyusunan layout :

1.     Integrasi secara total terhadap faktor-faktor produksi.

2.     Jarak pemindahan bahan paling minimum.

Waktu pemindahan bahan dari satu proses ke proses yang lain dalam industri dapat dihemat dengan cara mengurangi jarak perpindahan.

3.     Memperlancar aliran kerja.

Diupayakan untuk menghindari gerakan balik (back tracking), gerakan memotong (cross movement), dan gerak macet (congestion), dengan kata lain material diusahakan bergerak terus tanpa adanya interupsi oleh gangguan jadwal kerja.

4.     Kepuasan dan keselamatan kerja 

5.     Fleksibilitas, Yaitu dapat mengantisipasi perubahan teknologi, komunikasi, kebutuhan konsumen. Untuk menjaga fleksibilitas, diadakan penyesuaian kembali (relayout), yaitu suatu perubahan kecil dalam suatu penataan ruangan, tetapi tidak menutup kemungkinan adanya perubahan desain produk yang memungkinkan berubahnya layout secara total.

Merupakan sebuah desain yang meminimalkan biaya total dengan mencapai paduan yang terbaik antara luas ruang dan penanganan bahan. Manajemen bertugas mamaksimalkan tiap unit luas gudang dengan memanfaatkan volume penuhnya sambil mempertahankan biaya penanganan bahan yang rendah.

Biaya penanganan bahan adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan transportasi bahan yang masuk, penyimpanan dan bahan keluar, meliputi ; peralatan, tenaga kerja, bahan, biaya penga wasan, asuransi, dan penyusutan.

Manajemen gudang yang modern merupakan suatu prosedur otomatis yang menggunakan ASRS (Automated Storage Retrieval System). Ada tiga konsep yang dikenal dalam layout gudang yaitu:

1.     Cross Docking

2.     Random Stocking

3.     Customizing

Adalah cara menghindari penempatan bahan atau pasokan dalam gudang dengan cara memproses secara langsung disaat diterima. Hal ini dilakukan untuk menghindari aktivitas penerimaan secara formal, penghitungan stock/penyimpanan dan pemilihan pesanan sehingga terjadi penghematan biaya

Cross Docking yang baik membutuhkan :

1.     Penjadwalan yang ketat.

2.     Pengiriman yang diterima memiliki identifikasi produk yang akurat dengan kode gar

Digunakan di gudang untuk menempatkan persediaan dimana terdapat lokasi yang terbuka. Teknik ini berarti bahwa ruangan tidak perelu dikhususkan untuk barang-barang tertentu dan fasilitas dapat dimanfaatkan dengan lebih baik. Karakteristik random stocking adalah :

1.     Memiliki daftar lokasi yang “terbuka”

2.     Memiliki catatan persediaan sekarang beserta likasinya secara akurat.

3.     Mengurutkan barang-barang dalam urutan tertentu untuk meminimalkan waktu perjalanan yang dibutuhkan untuk menjemput pesanan.

4.     Memadukan pesanan untuk mengurangi waktu penjemputan

5.      Menempatkan barang atau sekumpulan barang tertentu pada wilayah gudang yang tertentu sehingga jarak tempuh total dalam gudang dapat diminimalkan.

Merupakan penggunaan gudang untuk menambahkan nilai produk melalui modifikasi, perbaikan, pelabelan dan pengepakan.Cara ini biasanya berguna untuk menghasilkan keunggulan bersaing dalam pasar dimana terdapat perubahan produk yang sangat cepat.

EFISIENSI PENGANGKUTAN DAN PENGIRIMAN

Efisiensi dalam pengangkutan dan pengiriman barang perlu ditingkatkan untuk mencapai kondisi dan performa maksimum dalam mencapai kepuasan pelanggan. Metode peningkatan efisiensi delivery adalah:

1.     Peningkatan persentase penggunaan kendaraan dan muatan.

2.     Pemilihan armada yang tepat.

3.     Pegambilan rute yang tepat.

4.     Penyingkatan waktu tunggu.

5.     Pemerataan jumlah delivery.

6.     Peningkatan moralitas driver.

7.     Menjalin kerjasama yang baik

8.     dengan pihak  penerima barang

DELIVERY CONVENIENCE STORE

Adalah salah satu bentuk sistem delivery untuk mempermudah pelayanan pengangkutan dan pengiriman. Sistem ini lahir dari kesulitan dalam penerimaan, pengecheckan, pengangkutan dan pengiriman. Sebelumnya, aktivitas – aktivitas diatas menjadi sebuah masalah ketika dalam satu hari terjadi pengiriman dalam jumlah besar, sehingga frekuensi kendaraan yang keluar masuk tinggi

Perbaikan sistem yang dilakukan adalah dengan:

1.     Sistem Delivery Vendor Bersama

Menggunakan distribution center yang mewakili vendor untuk melayani pengiriman ke customer.

2.     Sistem Delivery Truk Bersama

Melakukan pengambilan barang dari vendor ke vendor secara kolektif, seperti implementasi pada sistem milk run.

SCM

Supply Chain Management

Manajemen Rantai Suplai (Supply chain management) adalah sebuah ‘proses payung’ di mana produk diciptakan dan disampaikan kepada konsumen dari sudut struktural. Sebuah supply chain (rantai suplai) merujuk kepada jaringan yang rumit dari hubungan yang mempertahankan organisasi dengan rekan bisnisnya untuk mendapatkan sumber produksi dalam menyampaikan kepada konsumen.

Tujuan yang hendak dicapai dari setiap rantai suplai adalah untuk memaksimalkan nilai yang dihasilkan secara keseluruhan Rantai suplai yang terintegrasi akan meningkatkan keseluruhan nilai yang dihasilkan oleh rantai suplai tersebut.

Pengertian

Manajemen Rantai Suplai adalah koordinasi dari bahan, informasi dan arus keuangan antara perusahaan yang berpartisipasi. Manajemen rantai suplai bisa juga berarti seluruh jenis kegiatan komoditas dasar hingga penjualan produk akhir ke konsumen untuk mendaur ulang produk yang sudah dipakai.

• Arus material melibatkan arus produk fisik dari pemasok sampai konsumen melalui rantai, sama baiknya dengan arus balik dari retur produk, layanan, daur ulang dan pembuangan.
• Arus informasi meliputi ramalan permintaan, transmisi pesanan dan laporan status pesanan, arus ini berjalan dua arah antara konsumen akhir dan penyedia material mentah.
• Arus keuangan meliputi informasi kartu kredit, syarat-syarat kredit, jadwal pembayaran dalam penetapan kepemilikandan pengiriman.

Menurut Turban, Rainer, Porter  terdapat 3 macam komponen rantai suplai, yaitu:

• Rantai Suplai Hulu/Upstream supply chain

Bagian upstream (hulu) supply chain meliputi aktivitas dari suatu perusahaan manufaktur dengan para penyalurannya (yang mana dapat manufaktur, assembler, atau kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada pada penyalur mereka (para penyalur second-trier). Hubungan para penyalur dapat diperluas kepada beberapa strata, semua jalan dari asal material (contohnya bijih tambang, pertumbuhan tanaman). Di dalam upstream supply chain, aktivitas yang utama adalah pengadaan.

• Manajemen Internal Suplai Rantai/Internal supply chain management

Bagian dari internal supply chain meliputi semua proses pemasukan barang ke gudang yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari para penyalur ke dalam keluaran organisasi itu. Hal ini meluas dari waktu masukan masuk ke dalam organisasi. Di dalam rantai suplai internal, perhatian yang utama adalah manajemen produksi, pabrikasi, dan pengendalian persediaan.

• Segmen Rantai Suplai Hilir/Downstream supply chain segment

Downstream (arah muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Di dalam downstream supply chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service.

Permasalahan Manajemen Suplai Rantai

Manajemen suplai rantai harus memasukan problem dibawah:

• Distribusi Konfigurasi Jaringan: Jumlah dan lokasi supplier, fasilitas produksi, pusat distribusi ( distribution centre/D.C.), gudang dan pelanggan.
• Strategi Distribusi: Sentralisasi atau desentralisasi, pengapalan langsung, Berlabuh silang, strategi menarik atau mendorong, logistik orang ke tiga.
• Informasi: Sistem terintregasi dan proses melalui rantai suplai untuk membagi informasi berharga, termasuk permintaan sinyal, perkiraan, inventaris dan transportasi dsb.
• Manajemen Inventaris: Kuantitas dan lokasi dari inventaris termasuk barang mentah, proses kerja, dan barang jadi.
• Aliran dana: Mengatur syarat pembayaran dan metodologi untuk menukar dana melewati entitas di dalam rantai suplai.

Eksekusi rantai suplai ialah mengatur dan koordinasi pergerakan material, informasi dan dana di antara rantai suplai tersebut. Alurnya sendiri dua arah

Aktivitas/Fungsi

Manajemen rantai suplai ialah pendekatan antar-fungsi (cross functional) untuk mengatur pergerakan material mentah kedalam sebuah organisasi dan pergerakan dari barang jadi keluar organisasi menuju konsumen akhir. Sebagaimana korporasi lebih fokus dalam kompetensi inti dan lebih fleksibel, mereka harus mengurangi kepemilikan mereka atas sumber material mentah dan kanal distribusi. Fungsi ini meningkat menjadi kekurangan sumber ke perusahaan lain yang terlibat dalam memuaskan permintaan konsumen, sementara mengurangi kontrol manajemen dari logistik harian. Pengendalian lebih sedikit dan partner rantai suplai menuju ke pembuatan konsep rantai suplai. Tujuan dari manajemen rantai suplai ialah meningkatkan ke[percayaan dan kolaborasi di antara rekanan rantai suplai, dan meningkatkan inventaris dalam kejelasannya dan meningkatkan percepatan inventori.

Secara garis besar, fungsi manajemen ini bisa dibagi tiga, yaitu distribusi, jejaring dan perencaan kapasitas, dan pengembangan rantai suplai.Beberapa model telah diajukan untuk memahami aktivitas yang dibutuhkan untuk mengatur pergerakan material di organisasi dan batasan fungsional. SCOR adalah model manajemen rantai suplai yang dipromosikan oleh Majelis Manajemen Rantai Suplai. Model lain ialah SCM yang diajukan oleh Global Supply Chain Forum (GSCF). Aktivitas suplai rantai bisa dikelompokan ke tingkat strategi, taktis, dan operasional.

Strategis

• Optimalisasi jaringan strategis, termasuk jumlah, lokasi, dan ukuran gudang, pusat distribusi dan fasilitas
• Rekanan strategis dengan pemasok suplai, distributor, dan pelanggan, membuat jalur komunikasi untuk informasi amat penting dan peningkatan operasional seperti cross docking, pengapalan langsung dan logistik orang ketiga
• Rancangan produk yang terkoordinasi, jadi produk yang baru ada bisa diintregasikan secara optimal ke rantai suplai,manajemen muatan
• Keputusan dimana membuat dan apa yang dibuat atau beli
• Menghubungkan strategi organisasional secara keseluruhan dengan strategi pasokan/suplai

Taktis

• Kontrak pengadaan dan keputusan pengeluaran lainnya
• Pengambilan Keputusan produksi, termasuk pengontrakan, lokasi, dan kualitas dari inventori
• Pengambilan keputusan inventaris, termasuk jumlah, lokasi, penjadwalan, dan definisi proses perencanaan.
• Strategi transportasi, termasuk frekuensi, rute, dan pengontrakan
• Benchmarking atau pencarian jalan terbaik atas semua operasi melawan kompetitor dan implementasi dari cara terbaik diseluruh perusahaan
• Gaji berdasarkan pencapaian

Operasional

• Produksi harian dan perencanaan distribusi, termasuk semua hal di rantai suplai
• Perencanaan produksi untuk setiap fasilitas manufaktru di rantai suplai (menit ke menit)
• Perencanaan permintaan dan prediksi, mengkoordinasikan prediksi permintaan dari semua konsumen dan membagi prediksi dengan semua pemasok
• Perencanaan pengadaan, termasuk inventaris yang ada sekarang dan prediksi permintaan, dalam kolaborasi dengan semua pemasok
• Operasi inbound, termasuk transportasi dari pemasok dan inventaris yang diterima
• Operasi produksi, termasuk konsumsi material dan aliran barang jadi (finished goods)
• Operasi outbound, termasuk semua aktivitas pemenuhan dan transportasi ke pelanggan
• Pemastian perintah, penghitungan ke semua hal yang berhubungan dengan rantai suplai, termasuk semua pemasok, fasilitas manufaktur, pusat distribusi, dan pelanggan lain

Strukturisasi dan Tiering

Jika dilihat lebih dekat pada apa yang terjadi dalam kenyataannya, istilah rantai suplai mewakili sebuah serial sederhana dari hubungan antara komoditas dasar dan produk akhir. Produk akhir membutuhkan material tambahan kedalam proses manufaktur.

 

Arus Material dan Informasi

Tujuan dalam rantai suplai ialah memastikan material terus mengalir dari sumber ke konsumen akhir. Bagian-bagian (parts) yang bergerak di dalam rantai suplai haruslah berjalan secepat mungkin. Dan dengan tujuan mencegah terjadinya penumpukan inventori di satu lokal, arus ini haruslah diatur sedemikian rupa agar bagian-bagian tersebut bergerak dalam koordinasi yang teratur. Istilah yang sering digunakan ialah synchronous. (Knill, 1992)

“

tujuannya selalu berlanjut, arus synchronous. Berlanjut artinya tidak ada interupsi, tidak ada bola yang jatuh, tidak ada akumulasi yang tidak diperlukan. Dan synchronous berarti semuanya berjalan seperti balet. Bagian-bagian dan komponen-komponen dikirim tepat waktu, dalam sekuensi yang seharusnya, sama persis sampai titik yang mereka butuhkan.

”

Terkadang sangat susah untuk melihat sifat arus "akhir ke akhir" dalam rantai suplai yang ada. Efek negatif dari kesulitan ini termasuk penumpukan inventori dan respon tidak keruan pada permintaan konsumen akhir. Jadi, strategi manajemen membutuhkan peninjauan yang holistik pada hubungan suplai.

Teknologi informasi memungkinkan pembagian cepat dari data permintaan dan penawaran. Dengan membagi informasi di seluruh rantai suplai ke konsumen akhir, kita bisa membuat sebuah rantai permintaan, diarahkan pada penyediaan nilai konsumen yang lebih. Tujuannya ialha mengintegrasikan data permintaan dan suplai jadi gambaran yang akuarasinya sudah meningkatdapat diambil tentang sifat dari proses bisnis, pasar dan konsumen akhir. Integrasi ini sendiri memungkinkan peningkatan keunggulan kompetitif. Jadi dengan adanya integrasi ini dalam rantai suplai akan meningkatkan ketergantungan dan inventori minimum.

Referensi

• Operation Management, John Naylor book
• Logistic and Supply Chain, Harrison book